Les questions à (absolument) poser à vos prestataires avant de les choisir

Vous pensiez qu’organiser votre mariage serait une partie de plaisir et c’est devenu un véritable cauchemar. Avant de donner votre consentement et signer n’importe quel contrat avec un prestataire, assurez-vous de lui poser les bonnes questions.

Quoi ? Vous venez de lire que vous devez signer un contrat ? Et bien oui, c’est OBLIGATOIRE. Si vous tombez sur un prestataire qui vous dit le contraire et que par ce fait vous payerez moins cher c’est à vos risques et périls. S’il ne se présente pas le jour J, vous n’avez absolument aucun moyen de prouver que vous avez passé un accord avec lui. Maintenant la suite.

LE LIEU :

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– Combien de personnes en tout et pour tout peut accueillir le lieu de réception ?

– Qu’est ce qui est inclut dans le prix de la location ? A combien s’élève l’avance pour définitivement réserver le lieu ? Et  que se passe-t-il en cas d’annulation ?

– A combien s’élève la caution ?

– Si vous avez une cérémonie particulière, est-il possible de faire des répétitions ?

– Le site est-il accessible aux handicapés ?

– Si votre mariage est à l’extérieur, demandez quel est le plan B en cas de mauvais temps.

– Quels sont les horaires exacts de la location des lieux ? Quels sont les honoraires en cas de dépassement des heures prévues dans le contrat ?

– Si vous avez loué une salle nue, demandez ce que vous pouvez faire ou ne pas faire pour votre décoration.

– Si c’est vous qui vous occupez de placer la décoration, demandez à quel moment vous pourrez arriver sur les lieux pour le faire. La veille est l’idéal car vous n’aurez jamais le temps le jour J.

– A quelle heure vos différents prestataires peuvent arriver sur les lieux ?

– Le lieu  dispose t’il d’un vestiaire ? Si oui, un personnel est-il prévu à cet effet ou est-ce une prestation en plus à payer ?

– Le traiteur est-il imposé ou je peux choisir mon propre traiteur ? Dans le cas où vous choisissez votre traiteur, la cuisine sera t’elle mise à son entière disposition ?

– Le lieu est-il équipé pour un DJ ? N’hésitez pas à demander un rendez-vous test pour que votre DJ puisse tester la sono et voir si son matériel est compatible.

– Il y a t’il  un service de sécurité sur place ?

LE TRAITEUR : 

– Demandez-lui s’il connait le lieu du mariage. Pour des questions de logistique, il serait préférable que votre traiteur soit « familier » avec les lieux. Si ce n’est pas le cas, planifiez avec lui une visite du lieu de réception afin qu’il puisse se familiariser avec la cuisine, les instruments dont il aura besoin pour ne pas être pris de court le jour J.

– Les honoraires : Vérifiez ce qui n’est PAS inclus dans le contrat, vous pourriez être surprise.2250171ecc4a78f94dacbc216628b935

– S’occupera t’il de placer le couvert ? Dans la plupart des
cas, si votre traiteur fournit les plats, l’argenterie et la verrerie, ils s’occupera également de placer le couvert sur les tables. Si toutefois il ne s’en occupe pas, prévoyez que quelqu’un le fasse.

– D’où la nourriture provient-elle? Si vous êtes attachée à la nourriture locale, n’hésitez pas à poser la question. Est-ce des éléments frais ? bios ? etc.

– Est-il flexible sur le menu ? Parfois, une recette familiale ou un dessert signifie beaucoup pour vous et vous aimeriez l’inclure dans votre menu. Certains traiteurs imposent un menu, d’autres peuvent s’adapter à vos souhaits. Si vous souhaitez avoir une nourriture ethnique ou culturelle, demandez afin d’être sûre qu’ils peuvent s’en accommoder.

– Combien de temps dure en moyenne le service ? De plus en plus de couples désirent que leur dîner ne dure pas « une éternité ». Votre traiteur est censé savoir combien de temps durera votre dîner en fonction du type de plats servis et du nombre d’invités.

– Pouvez-vous goûter avant de faire votre choix ? Il est IMPÉRATIF que vous puissiez goûter ce que vous allez servir à vos invités. Certains incluent la visite dégustation dans le prix total, d’autres non.

– En se basant sur l’heure de votre cérémonie, demandez-lui de combien de temps de préparation il aura besoin afin que vous vous mettiez d’accord avec votre lieu de réception sur l’heure d’arrivée. Veillez à ce que ce détail soit spécifié dans le contrat que vous allez signer avec lui. (Heure d’arrivée + heure de départ).

– Est-il possible d’adapter les plats aux enfants ou personnes allergiques ? Sans gluten, végétalien, végétarien, halal, kasher, il se peut que certains de vos invités soient dans un de ces cas. La plupart des traiteurs vous demanderont avant si certains de vos invités ont des restrictions mais s’ils ne le font pas, prévenez-les à l’avance.

– Une fois que le nombre d’invité est validé, est-il possible de revenir dessus ? De plus en plus d’invités annulent à la dernière minute, allez savoir pourquoi. Ce n’est ni agréable pour vous qui avez payé pour un nombre précis d’invités, ni pour votre traiteur. En général, vous devez valider votre nombre exact d’invités 1 ou 2 semaines avant le mariage. Entre temps, il peut très bien y avoir des désistements (ou le contraire). Demandez à votre traiteur ce qu’il peut faire dans ce cas là.

– Que faire avec les restes de nourriture ? Certains traiteurs acceptent que vous preniez ce qu’il reste d’autres non. Si vous souhaitez la première option, demandez-lui si cela est possible.

– Comment sera vêtu le personnel ? Selon le style de votre événement, vous voudrez peut être que le personnel de restauration s’harmonise. Si votre thème est « chic » le tshirt ou polo ne fera pas bon genre. Au contraire si vous prévoyez un barbecue, le service avec gant blanc paraîtra « has been ».

LE PHOTOGRAPHE :

b4d970c23d652810fceca8868e5af79e– La personne avec laquelle vous avez signé votre contrat sera t’elle celle qui sera présente le jour du mariage ? Si vous faites appel à une agence, il se peut qu’elle fasse appel à plusieurs photographes différents. Il est primordial que vous sachiez qui sera votre photographe le jour du mariage et que vous ayez sympathisé avec lui auparavant.

– Que portera t’il le jour J ? Comme pour votre traiteur, n’hésitez pas à lui demander et à lui parler du thème de votre mariage.

– Sera-t’il accompagné d’un assistant ou d’un deuxième photographe ? Tout d’abord, il y a une différence entre un assistant et un second photographe. Un assistant est là pour aider le photographe tandis qu’un second photographe s’occupera de photographier les angles dont votre premier photographe ne pourra pas s’occuper. Dès lors, il est important d’avoir un second photographe si vous souhaitez avoir plusieurs photos avec plusieurs angles de votre cérémonie. De plus, si vous avez beaucoup d’invités (plus de 200) il sera plus pratique pour votre photographe d’avoir de l’aide. Il ne pourra pas être partout.

– Que se passe t’il s’il tombe malade le jour J ? Cela peut arriver et normalement, un professionnel aura toujours un plan de secours mais rien ne vous coûte de poser la question.

– Les photos vous seront envoyées combien de temps après ? Lorsque votre mariage sera passé, vous serez impatiente à l’idée de voir vos photos. Cela peut prendre plus de temps en fonction du photographe. Demandez lui également comment vous seront-elles envoyées : en ligne, par clé usb, courrier, CD etc.

– Dispose t’il d’un équipement de secours ? Certaines personnes vous diront de demander quel type d’objectif il utilisera le jour du mariage. A moins que vous soyez un as de la photographie, demandez lui surtout ce qu’il fera si un de ses appareils le plante le jour du mariage.

Autorise t’il certains de vos invités à prendre des photos ? Il se peut que certains de vos amis/familles apportent du matériel professionnel pour eux aussi garder des souvenirs. Veillez déjà à ce que cela ne dérange pas le travail de votre photographe mais également qu’il soit d’accord.

– Aura t’il besoin de placer un équipement supplémentaire sur les lieux ? Quelques photographes utilisent avec flash, d’autres des parapluies. Vous pourriez ne pas avoir envie que certains éléments se retrouvent sur votre lieu et « gâchent » votre décoration donc mettez vous d’accord au préalable.

– A t’il des restrictions alimentaires particulières ? Nous vous l’expliquions dans un article précédent, vous devez prévoir un repas pour tous vos prestataires. Demandez leur s’ils font des allergies à certains plats ou autres.

LE DJ : 

ea3343ddd6638eea2ed1e4e86d17e8f2– Allez-vous signer un contrat ? Tous les DJ n’ont pas les mêmes normes de professionnalisme. Un contrat écrit et légal est un des premiers indicateurs qui prouve qu’un DJ est professionnel et fiable. En outre, un contrat établit l’obligation du DJ envers le  client. C’est pourquoi, un contrat écrit est absolument essentiel et que nous vous conseillons de ne pas choisir un prestataire sans contrat.

– Pouvez-vous le rencontrer en personne avant de signer le contrat ? Beaucoup de DJs  essayent de conduire leurs entretiens par téléphone et par mail au lieu de se rencontrer de visu, avec des clients potentiels. Il y a deux raisons à cela : il estime que c’est une perte de temps ou il a quelque chose à cacher. Certains DJs sont très différents en personne et vous devriez insister pour obtenir un rendez-vous en face à face. 

– Combien de temps réservera t’il votre date avant de l’annuler ? Après l’avoir rencontré, vous aurez peut être besoin de réfléchir et rencontrer d’autres DJs. Il est donc important de savoir combien de temps vous avez avant de pouvoir valider votre choix.

– Pour combien de mariages (événements) a t’il déjà travaillé ? le nombre d’années de pratique de votre DJ vous donnera une idée sur son niveau d’expérience. Mais ne vous fiez pas seulement à cela, demandez lui également combien de mariage il a déjà pratiqué.

– Demandez lui s’il a déjà travaillé sur votre lieu de réception. Si non, demandez lui ce dont il aurait besoin sur place.

– Peut-il s’occuper des « annonces« . Il se peut que durant votre soirée, si vous avez des animations ou autres, il faudrait que quelqu’un l’annonce à vos invités. Demandez lui s’il se sent capable de le faire. Si non, vous saurez d’ores et déjà que vous devez prévoir quelqu’un.

– Que se passe t’il s’il a un empêchement de dernière minute (maladie, accident etc..). Quelqu’un viendra t’il pour le remplacer ? Assurez-vous que cela soit spécifié dans le contrat.

– Si certaines musiques vous tiennent vraiment à cœur, demandez lui si vous pouvez lui donner une liste afin qu’il les passe durant la soirée.

– Quels sont les honoraires en cas de dépassement ?